Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Hämeen kauppakamari (jäljempänä kauppakamari)

y-tunnus 2079317-5

Aleksanterinkatu 17 A, 15110 LAHTI,

040 4555 610, info@hamechamber.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tiina Halmeenmaa
Aleksanterinkatu 17 A, 15110 LAHTI
040 4555 618, tiina.halmeenmaa@hamechamber.fi

3. Rekisterin nimi

Hämeen kauppakamarin jäsen-, asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hämeen kauppakamarin toiminta perustuu Kauppakamarilakiin ja kauppakamari käsittelee henkilötietoja kauppakamarilaissa säädettyjen tehtävien hoitamiseen sekä jäsen- ja asiakassuhteiden ylläpitoon ja kehittämiseen. Käsittelyn tarkoituksena on myös luottamushenkilö-, asiantuntija- ja muiden sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä yhteystietojen ylläpito ja välittäminen asiantuntija- ja luottamustoiminnan hoitamiseksi, viestintä ja markkinointi, tutkimustoiminta, hankeraportointi sekä palveluiden ja julkaisujen markkinointi ja kehittäminen.

Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai periminen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai sopimus tai jossa rekisteröity on osapuolena tai laki tai julkisen tehtävän hoitaminen tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat yritys/organisaation tiedot eli nimi, yhteystiedot, toimiala, y-tunnus, perustamisvuosi, laskutustiedot sekä liittymis- ja eroamisvuosi, yrityksen liikevaihto ja henkilöstön lukumäärä. Henkilön perustiedoista henkilön nimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), luottamustoimet, ansiomerkit, osallistuminen koulutuksiin sekä henkilön ilmoittamat markkinointiluvat- ja kiellot.

Kauppakamari käsittelee henkilötietoja rekisterissä niin kauan, kuin kauppakamarilla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan, kun kauppakamarilla ja organisaation välillä on voimassa jäsensuhde ja henkilö toimii yhteyshenkilönä kauppakamariin päin tai työskentelee jäsenyrityksessä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä jäsenhakemuksesta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi kauppakamari saa henkilötietoja julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä luovutetaan tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Voimme luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneille, kuten esimerkiksi Keskuskauppakamarille. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointiin ilman, että sitä ei ole rekisteröidyltä erikseen kysytty. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Kauppakamari huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kauppakamari säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa. Paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa, joihin pääsy on ainoastaan nimetyillä ja tehtävien vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti kauppakamarille. Kauppakamari voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kauppakamari vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä edellyttäen, että henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kauppakamarille. Kauppakamari voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kauppakamari vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa olemalla yhteydessä rekisteriasioissa vastaavaan henkilöön.