Pikavinkit: Nopeasti hyvään hajautettuun työhön

Yllättäen levinnyt koronavirus haastaa monen organisaation etätyökäytännöt. Nopeasti muuttunut ja muuttuva tilanne koettelee etenkin organisaatioita, joissa etätyö on ollut satunnaista tai säännöllistä, mutta määrältään vähäistä. Tämän lisäksi kipuilua voi olla erityisesti organisaatioissa, joissa etätyötä ei ole juurikaan tehty.

Tässä esimiehille viisi tiivistä vinkkiä, jotka on syytä huomioida säännöllisesti etätyötilanteessa. Etätyöhön siirryttäessä tai sen määrän merkittävästi kasvaessa keskeistä on pitää työhön liittyvät tavoitteet kirkkaana ja seurata etenemistä tavoitteita kohden.

1. Muistuta, että kaikkien oltava tavoitettavissa yhdessä sovituilla tavoilla ja yhdessä sovittuina aikoina. Sopikaa tähän hyvät ja selkeät käytännöt.
   
   
2. Varmista, että kaikki kirjaavat työaikansa organisaationne tai tiiminne käytäntöjen mukaisesti.
   
   
3. Pidä tiimipalavereita etätyötilanteessa vähintään yhtä usein kuin pitäisit niitä toimistolla työskenneltäessä – mahdollisuuksien mukaan erityisesti poikkeustilanteessa tiiviimminkin.
   
   
4. Pidä yksilöjohtamisen ohjaus- tai one-to-one-palaverit säännöllisesti, etätyöhön siirryttäessä online-ratkaisuilla tai tarvittaessa puhelimitse ja aluksi viikoittain. Kysele johdettaviesi kuulumisia myös palaverien välissä. Soittaminen on hyvä tapa. Hyödynnä videota kohtaamisissa. Suurin osa viestinnästämme on sanatonta, video käyttäminen parantaa viestinnän ymmärrettävyyttä, laatua ja antaa paremman kohtaamiskokemuksen.
   
   
5. Seuraa kaikissa palavereissa tavoitteita ja niitä kohden etenemistä sekä keskity mennyttä enemmän tuleviin tehtäviin ja tavoitteisiin.
   
   

Panosta sekä tiimin että yksilöiden johtamiseen, tarvittavia ohjeita ja etätyöhön mahdollisesti tarvittavia sopimusmalleja voitte työstää etätyötilanteeseen sopeutumisen rinnalla.

"Käynnissä olevan kriisin pitkittyessä kiinnitä huomiota yksilöiden ja tiimin jaksamiseen. Tavoitteena tulisi olla paluu työhön hyvissä voimin ja energisenä, jatkuva etätyö ei saa kuluttaa pian tarvittavia voimavaroja."

Kirjoittaja on Timanttia Consulting Oy:n etäjohtamisen asiantuntija ja muutosammattilainen. Artikkelista on julkaistu aiempi versio www.etajohtaminen.fi blogissa ja kirjoittajan omilla verkkosivulla www.ccvalonen.fi.